Yapay zekâ asistanı, ERP’ye eklenmiş bağımsız bir sohbet aracı değildir. Kullanıcının görmekte olduğu ekranı temel alır ve belgeyi, kullanıcının kullandığı form üzerinde hazırlar.
Doğal Dilden Belgeye
Örneğin, “ANADOLU firmasına 5 adet Rulman 6204’ten 250 TL’ye satış faturası kes” şeklindeki bir komutta hareket kodu, cari, para birimi, stok ve depo bilgileri otomatik olarak çözümlenir. Belirsiz eşleşmeler kullanıcıya seçenek olarak sunulur; kod ezberlenmesi gerekmez. Hazırlanan belge bir onay kartıyla görüntülenir ve yalnızca onaylandıktan sonra kaydedilir.
Belgeyi Ekran Üzerinde Hazırlama İlkesi
Bu, teknik bir ayrıntı değil, temel bir tasarım ilkesidir. Bir fatura satırının eklenmesi; birim, KDV, ÖTV, tevkifat ve fiyat listesi kurallarının bir arada işletilmesini gerektirir. Ayrı bir kayıt yolu tanımlanması, kullanıcının onayladığı belge ile sistemde oluşan belge arasında farklılık oluşmasına yol açabilir. Bu nedenle asistan, kullanıcının kullandığı formu esas alarak çalışır.
Rapor Kataloğu Üzerinden Yanıtlama
“Vadesi geçmiş alacaklarım ne kadar?” gibi sorular mevcut rapor kataloğu üzerinden yanıtlanır. Asistan serbest SQL sorgusu üretmez; yalnızca önceden doğrulanmış ve denetimden geçmiş raporları çalıştırır. Bu yaklaşım, hatalı bir sorgunun yanlış sonuç üretme olasılığını tasarım aşamasında ortadan kaldırmaktadır.
Taranmış Masraf Fişi İşleme
Fişin fotoğrafı veya taraması sisteme yüklenir, ilgili model tarafından okunur, kullanıcı onayı sonrasında alış faturası otomatik olarak oluşturulur; görüntü, faturaya ek olarak bağlanır. Aynı sayfada yer alan birden fazla fiş ayrıştırılarak her biri kendi görüntüsüne göre işlenir. Satırdaki KDV tanımı seçilebilir, okunan alanlar gerektiğinde düzenlenebilir.
Denetim ve Sınırlar
Gerçekleştirilen her araç çağrısı kayıt altına alınır; araç çağrıları ve kullanım bilgileri ayrı yetkilendirmeye tabi iki raporda görüntülenebilir. Kullanıcı ve firma bazında günlük kullanım sınırı tanımlanabilir.
Varsayılan Olarak Devre Dışı
Asistan, kurulum sonrasında devre dışı gelir ve etkinleştirilmesi için ayrıca bir API anahtarı gerekir. Bu yaklaşım bilinçli bir tercihtir: asistan her etkileşimde ilgili ERP verisini üçüncü bir tarafa, yani model sağlayıcısına, iletir ve bu iletişimin gerçekleşmesi, kurulumun bilinçli olarak vereceği bir izne bağlıdır. API anahtarı veritabanına kaydedilmez; ortam değişkeni aracılığıyla tanımlanır.
Asistanın etkinleştirilmediği kurulumlarda ERP’nin davranışında herhangi bir değişiklik olmaz.