e-Belge süreçleri, ERP çözümlerinde dış etkenlere en açık alanlardan biridir: entegratörler değişebilir, hizmet sözleşmeleri güncellenebilir, GİB düzenlemeleri zamanla değişiklik gösterebilir. Bu nedenle Roburas’ta e-belge süreci tek bir sağlayıcıya değil, tanımlı bir sözleşme yapısına bağlıdır.
Üç Entegratör Desteği
Uyumsoft, İzibiz ve QNB e-Solutions entegre edilmiştir ve üçü de aynı arayüz üzerinden çalışır. Gönderim, alım, irsaliye yanıtı, mükellefiyet sorgusu ve iptal işlemleri tek bir noktadan yürütülür.
Entegratör seçimi firma bazında yapılır; aynı kurulumdaki farklı firmalar farklı entegratörler kullanabilir. Kimlik bilgileri yapılandırma dosyasında değil, veritabanında korumalı alanlarda saklanır.
Bir entegratör tarafından desteklenmeyen işlemler, ilgili entegratörün adıyla birlikte kullanıcıya bildirilir; genel bir hata mesajı yerine açık ve anlaşılır bir bilgilendirme sunulur.
Giden Belge Süreci
Satış faturası düzenlenir ve e-Fatura veya e-Arşiv olarak gönderilir. Mükellefiyet durumu, yani karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığı, sorgulanabilir.
Üretilen UBL çıktısı bayt düzeyinde sabittir: aynı belge her seferinde aynı dosyayı üretir. Bu yaklaşım, entegratör tarafında oluşabilecek açıklanamayan farklılıkların önüne geçmektedir.
Gelen Belge Süreci
Gelen e-Faturalar liste üzerinden görüntülenebilir, durumları sorgulanabilir ve bir sihirbaz aracılığıyla alış faturasına dönüştürülebilir.
Bu süreçteki kritik nokta, gelen faturadaki kalemlerin stok kartlarıyla doğru şekilde eşleştirilmesidir. Bu eşleştirme kademeli olarak gerçekleştirilir:
- Barkod: mevcut olması durumunda kesin eşleşme sağlar
- Öğrenilmiş kayıt: ilgili tedarikçiye ait kalemin daha önce bağlandığı kart bilgisini esas alır
- Kod: tedarikçi kodu ile stok kartı kodu eşleştirilir
- Ad benzerliği: metin normalizasyonu yöntemiyle değerlendirilir
Belirsiz kalan satırlar otomatik olarak işlenmez, kullanıcı onayına sunulur. Yanlış bir kartla eşleştirilen satır, stok bakiyesini ve maliyeti olumsuz etkileyebileceğinden bu yaklaşım tercih edilmiştir.
Gelen faturadaki fiyat bilgisi tedarikçiye aittir ve firmanın kendi fiyat listesiyle değiştirilmez.
Dönüşüm sihirbazında miktar ve birim uyuşmazlığı tespit edildiğinde işlem durdurulur, yalnızca uyarı verilmekle yetinilmez.
İrsaliye Süreci
e-İrsaliye gönderimi yapılır, karşı taraftan gelen irsaliye yanıtı işlenir ve irsaliye faturaya dönüştürülür. Belge ilişkisi satır bazında kurulur.
İptal İşlemleri
Belgeler silinmek yerine iptal edilir: iptal edilen belge listede kalmaya devam eder, işlem geçmişi korunur ve ilişkili kayıtlar geri alınır. e-Belge tarafında gerçekleştirilen iptal işlemi ilgili entegratöre de bildirilir.
e-Defter
Yevmiye defteri, büyük defter (kebir) ve envanter defteri, GİB’in XBRL-GL taksonomisine uygun olarak oluşturulur; beratları üretilir ve şematron kurallarına göre doğrulanır; şema doğrulamasını geçen bir dosyanın şematron kontrolünde farklı sonuç verebilmesi mümkün olduğundan bu adım ayrıca uygulanır.
Sistem tasarımında imzalama işlemi kurulumun kendi ortamında gerçekleştirilir, gönderim ise entegratör üzerinden yapılır. Bu yaklaşım, imzalama yetkisinin kurulum dışına çıkmaması amacıyla benimsenmiştir.
Envanter defteri, yevmiye defterinin bir türevi olarak değil, kendine özgü zarf yapısı, kural dosyaları ve içerik yapısıyla ayrı bir bileşen olarak ele alınır; hareket değil, bakiye bilgisini taşır. Kapanış fişi bu kapsamın dışında tutulurken açılış fişi kapsama dâhil edilir; bu ayrım uygulanmadığında defterin boş görünmesi söz konusu olabilir.