ERP çözümlerinde asıl maliyet kalemi genellikle eksik özellikler değil, öğrenme süresidir. Bir satış faturası düzenlemek için hareket kodu, cari kodu, stok kodu, depo adı ve KDV tanımının bilinmesi gerekir. Yeni bir kullanıcı bu bilgileri öğrenmekle ilk ayını geçirirken, ayda bir fatura düzenleyen bir kullanıcı ise her seferinde yeniden öğrenmek durumunda kalır.
Roburas’ın yapay zekâ asistanı, bu maliyeti azaltmayı hedefler.
Doğal Dilden Belgeye
Örneğin “ANADOLU firmasına 5 adet Rulman 6204’ten 250 TL’ye satış faturası kes” şeklindeki bir talepte asistan; hareket kodunu, cariyi, para birimini, stok kartını ve depoyu otomatik olarak çözümler. Birden fazla eşleşme olasılığı bulunduğunda (örneğin “ANADOLU” ile başlayan birden fazla cari kaydı varsa) bu durum kullanıcıya seçenek olarak sunulur. Kullanıcının kod ezberlemesi gerekmez, yalnızca doğru seçeneği belirlemesi yeterlidir.
Hazırlanan belge bir onay kartı ile görüntülenir: ilgili cari, depo, satır bilgileri ve genel toplam bu kartta yer alır. Belge, yalnızca onay verildikten sonra kaydedilir.
Temel Tasarım İlkesi: Belge Ekran Üzerinde Hazırlanır
Bu ilke, uygulama detayından ziyade asistanın güvenilirliğinin temelini oluşturur.
Bir fatura satırının eklenmesi tek bir veri yazma işlemi değildir: birim bilgisi çözümlenir, KDV tanımı okunur, ÖTV ve ÖİV hesaplanır, tevkifat uygulanır, fiyat listesi motoru devreye girer, stok emniyet sınırı kontrol edilir ve risk limiti sorgulanır.
Asistan için ayrı bir kayıt yolu tanımlanmış olsaydı, bu sürecin bir aşamasında farklı bir davranış oluşabilir ve kullanıcının onayladığı belge ile sistemde kaydedilen belge birbirinden farklılaşabilirdi. Bunun yerine asistan, kullanıcının kullandığı formu doldurur. Forma ait tüm kurallar asistan için de geçerlidir.
Soru Yanıtlama: Rapor Kataloğu Üzerinden
Örneğin “Vadesi geçmiş alacaklarım ne kadar?” şeklindeki bir soru, ürünle birlikte gelen 89 sistem raporundan oluşan katalog üzerinden yanıtlanır. Asistan serbest SQL sorgusu üretmez.
Bu, bilinçli olarak belirlenmiş bir sınırdır. Serbest SQL üretebilen bir asistan, hatalı bir sorgu birleşimi nedeniyle makul görünen ama hatalı bir sonuç üretebilir ve kullanıcının bunu fark etmesi mümkün olmayabilir. Doğrulanmış ve denetimden geçmiş raporları çalıştırmak daha az esnek olsa da hatalı sonuç üretme riskini ortadan kaldırır.
Taranmış Masraf Fişinden Fatura Oluşturma
Elle girilmesi en zaman alıcı belge türü masraf fişleridir: genellikle küçük tutarlı, çok sayıda ve kâğıt formatındadır.
Fişin fotoğrafı veya taraması sisteme yüklenir, ilgili model tarafından okunur, kullanıcı onayı sonrasında alış faturası otomatik olarak oluşturulur. Görüntü, faturaya ek olarak bağlanır; fişin aslı belgeyle birlikte muhafaza edilir.
Aynı sayfada yer alan birden fazla fiş ayrıştırılır ve her biri kendi görüntüsüne göre işlenir. Satırda KDV tanımı seçilebilir, okunan alanlar gerektiğinde düzenlenebilir.
Denetim, Kullanım Sınırı ve Sınırlar
Her araç çağrısı kayıt altına alınır. Asistanın hangi soruyu sorduğu, hangi raporu çalıştırdığı ve hangi belgeyi hazırladığı bilgileri iki ayrı raporda görüntülenir; bu raporlar ayrı yetkilendirmeye tabidir.
Günlük kullanım sınırı kullanıcı ve firma bazında ayarlanabilir. Sınır, ham girdiyi esas alır; ölçümler, girdinin yarıdan fazlasının sağlayıcı önbelleğinden geldiğini göstermiştir; bu nedenle sınırın beklenenden hızlı dolabileceği bilinmekte ve izlenmektedir.
Asistan ilgili ekranları kendisi açabilir; ancak yalnızca kendi kataloğunda tanımlı olan ekranlarla sınırlıdır.
Varsayılan Olarak Devre Dışı: Bilinçli Bir Tasarım Tercihi
Asistan, kurulum sonrasında devre dışı gelir ve ayrıca bir model sağlayıcı API anahtarı gerektirir. Anahtar veritabanına kaydedilmez; ortam değişkeni aracılığıyla tanımlanır.
Bu yaklaşımın gerekçesi açıktır: asistan her etkileşimde ilgili ERP verisini üçüncü bir tarafa iletir. Bu iletişimin gerçekleşmesi, kurulumun bilinçli olarak vereceği bir izne bağlıdır; varsayılan olarak etkin gelmesi durumunda, farkında olmayan bir firmanın cari ve fatura verileri istemeden paylaşılmış olurdu.
Asistanın hiç etkinleştirilmediği bir kurulumda ERP’nin davranışı değişmez ve herhangi bir veri paylaşılmaz.
Model Kademesi
Belge hazırlama süreci ölçümlere dayalı olarak standart model kademesinde işletilir; bu, varsayım değil ölçüm sonucudur. Bu nedenle belge işlemleri standart modelde yürütülürken, daha hafif işlemler ekonomik model kademesinde gerçekleştirilebilir.